Povinné náležitosti na faktuře se mění podle toho, jestli jste plátci DPH nebo vedete účetnictví. Připomeňte si, jaké údaje na svých fakturách musíte uvádět, ať už s podnikáním začínáte nebo podnikáte delší dobu.

Pokud vystavujete doklady z fakturačního programu, nemusíte nic řešit, vyplněné údaje zkontroluje za vás.

Jestliže specializovaný program nepoužíváte a fakturujete například z Excelu nebo Wordu, zařaďte se do jedné z následujících kategorií. Jste:

• neplátce DPH, který nevede účetnictví,
• neplátce DPH, který vede účetnictví,
• nebo plátce DPH.

Nejste plátce DPH a nevedete účetnictví

V tomto případě se na obsah faktury vztahuje nejméně povinností. Podle občanského zákoníku na ni musíte uvést následující údaje o dodavateli, tedy o sobě:

• jméno a příjmení (v případě OSVČ),
• název firmy (v případě s. r. o.),
• sídlo firmy nebo fyzické osoby (fakturační adresu),
• IČ,
• označení registru, ve kterém jste jako podnikatelé zapsaní (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík apod.).

Tím končí výčet zákonných povinností, ale pro lepší přehled a hladký průběh případné kontroly z finančního úřadu uveďte také tyto údaje:

• údaje o odběrateli (stejné jako u dodavatele),
• slovní a číselné označení dokladu (například Faktura 2022001),
• popis zboží nebo služby, za které je faktura vystavena,
• peněžní sumu – celkově nebo podrobně (cena za měrnou jednotku a označení množství),
• datum vystavení faktury.

Jestliže jste neplátce DPH, raději přímo na fakturu napište „Nejsem plátce DPH", aby nedošlo k nedorozumění a váš odběratel si fakturu nezahrnul do přiznání k DPH. Fakturační program tuto informaci uvádí na fakturách neplátců automaticky.

Nejste plátce DPH a vedete účetnictví

Pokud vedete účetnictví, jsou vaše faktury účetním dokladem a jejich podobu upravuje zákon o účetnictví.

Stejně jako v předchozím případě na faktury povinně uveďte:

• jméno a příjmení (v případě OSVČ),
• název firmy (v případě s. r. o.),
• sídlo firmy nebo fyzické osoby (fakturační adresu),
• IČ,
• označení registru, ve kterém jste jako podnikatelé zapsaní (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík apod.).

A podle zákona o účetnictví uveďte ještě tyto údaje:

● popis zboží nebo služby, za které je faktura vystavena,
● peněžní sumu – celkově nebo podrobně (cena za měrnou jednotku a označení množství),
● datum vystavení faktury.

Jste plátce DPH

Pokud vystavujete fakturu jako plátce DPH, musí obsahovat náležitosti zákona o dani z přidané hodnoty. Nezáleží přitom na tom, jestli je odběratel také plátce DPH, nebo nikoliv.

Faktura plátců DPH musí obsahovat tyto údaje:

• jméno a příjmení (v případě OSVČ),
• název firmy (v případě s. r. o.),
• sídlo firmy nebo fyzické osoby (fakturační adresu),
• IČ,
• označení registru, ve kterém jste jako podnikatelé zapsaní (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík apod.),
• v případě právnické osoby údaj o zápisu včetně oddílu a vložky,
• daňové identifikační číslo dodavatele (pokud je odběratel také plátcem DPH, tak i jeho DIČ),
• datum vystavení faktury,
• v případě, že se liší od data vystavení dokladu, uveďte den uskutečnění zdanitelného plnění – to je den dodání zboží nebo služby či přijetí platby,
• rozsah a druh dodávané služby nebo množství a druh dodávaného výrobku,
• základ daně,
• sazbu daně,
• výši daně (v české měně).

Razítkem ani podpisem nic nezkazíte

Možná přemýšlíte, jestli musíte dát na každou fakturu razítko a ještě ji vlastnoručně podepsat. Zákon vám to nenařizuje, ani nezakazuje. Pokud chcete, můžete na svých fakturách uvádět obojí.
Pozor – jestliže potřebujete zavést do účetnictví faktury přijaté, podle zákona o účetnictví máte povinnosti je při převzetí podepsat.

Svěřte kontrolu údajů na dokladech fakturačnímu programu

Pokud chcete mít jistotu, že vaše vystavené faktury obsahují všechny povinné náležitosti, vyzkoušejte program na faktury zdarma, jako je například iDoklad. Většinu údajů za vás vyplní automaticky a upozorní vás, pokud na faktuře něco chybí. A pokud si stáhnete mobilní aplikaci iDokladu, můžete fakturovat třeba už cestou ze schůzky s klientem.